Ruang kolaborasi terbaik bukan hanya sekedar terdiri dari meja dan kursi—dibuat untuk mendukung cara kerja tim. Ketika orang bekerja sama, ide-ide hebat lahir dan terjalin koneksi. Orang-orang belajar satu sama lain. Dan kemajuan proyek terjadi lebih cepat. Karena teknologi telah memperluas kemampuan kita untuk bekerja di mana saja — termasuk dari rumah — kita semakin mencari peluang untuk berkolaborasi dan terhubung tatap muka dengan tim kami.
Merancang untuk kolaborasi membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihargai karena pengalaman dan masukan mereka yang unik. Berikut alasan kita bertemu dalam empat kegiatan kolaborasi utama — menginformasikan, melakukan, berpikir, terhubung — dan inilah cara Anda dapat merancang ruang kerja untuk mendukung masing-masing:
1. Informasikan
Untuk mengakomodasi berbagi informasi, ruang presentasi biasanya dilengkapi dengan monitor dan kursi konferensi yang berorientasi pada pembicara. Kita cenderung menggunakan ruang ini untuk berbagi informasi dan data secara visual, belajar dari pelatih, atau mendengar dari pembicara tamu. Orang-orang didorong untuk mendengarkan pembicara dan mengajukan pertanyaan pada waktu tertentu, seperti di akhir presentasi dalam kasus keterlibatan berbicara, atau mereka dapat berkolaborasi satu sama lain selama sesi pelatihan. Ruang yang dirancang untuk berbagi informasi memungkinkan kolaborasi untuk rapat besar di seluruh departemen, pembicara tamu, dan keterlibatan klien.
Untuk membuat ruang yang ideal untuk presentasi, ruang harus dibuat cukup fleksibel untuk dapat mengakomodasi berbagai anggota dan memungkinkan pembicara untuk mengilustrasikan topik mereka menggunakan teknologi atau papan tulis yang dapat digunakan dengan mudah dilihat oleh semua orang.
2. Lakukan
Untuk mencapai tujuan taktis, orang membutuhkan ruang yang mencakup meja, kursi meja yang nyaman, penyimpanan, teknologi, dan papan tulis untuk berbagi data dan informasi. Jenis ruang kerja ini didedikasikan untuk digunakan oleh grup atau tim, dan data mereka tetap ada di papan tulis bahkan ketika mereka bekerja di tempat lain. Juga disebut “ruang perang,” ruang taktis ini digunakan untuk melacak proyek, metrik, dan berbagi informasi.
3. Pikirkan
Orang-orang membutuhkan ruang untuk mencetuskan ide, curah pendapat, dan pemikiran strategis. Biasanya dirancang dengan suasana informal, ruang-ruang ini biasanya memiliki tempat duduk yang nyaman — seperti sofa atau kursi tamu — perlu privasi untuk menghindari mengganggu orang lain, dan monitor atau papan tulis untuk mencatat dan bekerja dengan ide-ide. Kelompok yang mendapat manfaat dari jenis ruang kerja ini berusaha untuk melakukan hal-hal terlebih dahulu, memiliki tingkat eksperimen dan individualitas yang tinggi, berani mengambil risiko, dan cepat beradaptasi. Area pertemuan dan ruang-ruang yang memiliki sumber daya teknologi yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dari mana saja.
4. Hubungkan
Terutama dibuat untuk menumbuhkan interaksi spontan, ruang sosial di mana orang terhubung berfungsi sebagai tempat minum dan dapat digunakan untuk acara penghargaan atau networking. Ruang-ruang ini berpusat pada orang-orang memiliki suasana santai, informal, dan nyaman, dan mungkin terdapat kursi santai, sofa, dan karpet untuk menghadirkan kehangatan dan kenyamanan — ruang-ruang ini bisa terdapat di dalam atau di luar ruangan. Ruang-ruang ini juga menawarkan fleksibilitas yang besar dengan furniture yang dapat dipindah-pindah, sebagai contoh ruang dapat dibuat sebagi kedai kopi dan bar untuk bekerja di siang hari, tetapi dapat mengakomodasi acara khusus pada malam harinya.
Ruang Kolaborasi untuk Jenis Budaya Perusahaan
Sebagian besar organisasi menggunakan keempat ruang kolaborasi untuk memenuhi kebutuhan kelompok mereka. Berdasarkan jenis budaya perusahaan, salah satu metode kolaborasi kemungkinan akan lebih disukai daripada yang lain — terbaik mendukung tanggung jawab dan pilihan utama tim.
Misalnya, budaya Kolaborasi menekankan nilai kerja tim dan beroperasi sebagai kelompok yang erat. Lingkungan kerja itu akan didominasi oleh ruang sosial yang memungkinkan perpaduan kegiatan. Ruang untuk menginformasikan, berpikir, dan melakukan masih diperlukan, tetapi tidak akan lazim. Tetapi untuk budaya Kontrol, Anda akan melihat lebih banyak ruang untuk berbagi informasi, di mana rapat formal yang digerakkan oleh proses adalah norma. Namun, tim mungkin perlu menentukan rencana proyek dan cenderung memiliki beberapa koneksi sosial informal.
Mengingat kebutuhan tim organisasi Anda adalah kunci untuk pendekatan desain kantor dan ruang kerja — menciptakan lingkungan kerja yang menyelaraskan efektifitas orang dan efisiensi ruang. Kami mengetahui bahwa beristirahat sejenak untuk bersosialisasi dengan rekan-rekan meningkatkan kebahagiaan, dan orang-orang lebih suka ruang yang nyaman. Ruang kolaborasi dengan pertumbuhan tercepat adalah ruang sosial—yang bermanfaat bagi semua jenis budaya, fleksibel, komunal, dan menginspirasi—sehingga orang dapat istirahat sejenak, berkumpul, terhubung, dan terpulihkan.
Ruang Rapat untuk Setiap Jenis Pertemuan
Kolaborasi adalah fondasi untuk menyelesaikan sesuatu di tempat kerja. Bertemu dengan orang lain, berbagi ide, bertukar pikiran, mendapatkan kesepakatan, dan menyelaraskan strategi eksekusi sangat penting untuk mendorong bisnis Anda maju.
Kolaborasi berkisar dari mengobrol santai dengan satu orang hingga menghasilkan ide sebagai tim atau konferensi video dengan kolega di seluruh dunia. Di sebagian besar kantor, kegiatan ini berlangsung di ruang konferensi. Namun ruang kolaborasi terbaik jauh lebih dari sekedar beberapa kursi di sekeliling meja yang dibatasi oleh empat dinding.
Karena bekerja bersama sangat penting dan datang dalam berbagai bentuk, ruang konferensi harus beragam dan mampu menginspirasi karyawan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Memiliki ruang kerja yang fleksibel di mana karyawan memiliki kebebasan untuk bekerja sesuai dengan kebutuhan dan tingkat kenyamanan mereka sangat penting untuk menjaga tingkat produktivitas tetap tinggi — belum lagi menarik dan mempertahankan SDM yang berbakat.
Itu sebabnya kantor harus memiliki berbagai ruang pertemuan dengan berbagai ukuran dan fasilitas. Ruangan haru dirancang secara hati-hati agar tidak terlalu banyak orang dalam satu ruangan dengan, misalnya, ruangan kecil untuk 3 orang atau ruangan yang besar untuk10 orang. Ruang kerja yang optimal memiliki campuran keduanya yang sehat. Berikut adalah beberapa cara menciptakan ruang konferensi yang menumbuhkan kolaborasi dan produktivitas.
Ruang rapat berukuran berbeda untuk berbagai kebutuhan
Karena tim melakukan berbagai kegiatan di ruang rapat—mulai dari curah pendapat kelompok hingga pertemuan empat mata—ruang ideal untuk salah satu pertemuan ini belum tentu akan berhasil bagi orang lain. Dengan menyediakan ruangan dengan berbagai ukuran, dengan peralatan yang berbeda, Anda dapat memenuhi semua kemungkinan ini.
Beberapa pertemuan perlu dihadiri oleh karyawan di seluruh departemen dan tingkatan. Untuk ini, ruangan besar diperlukan. Ruang rapat dapat dibuat untuk menampung belasan orang dan memiliki teknologi konferensi video agar anggota tim dapat melakukan panggilan masuk dari tempat lain.
Di sisi lain, kadang-kadang Anda mungkin lebih suka ruang yang lebih akrab. Kita juga dapat menyediakan ruangan yang sangat cocok untuk kelompok kecil. Sebagai variasi, bangku berwarna-warni dan meja tinggi membuat ruang terasa tidak seperti ruang rapat biasa.
Untuk rapat yang berupa ceramah atau presentasi, ruangan bergaya kelas akan lebih sempurna. Untuk memenuhinya, dapat dibuat ruangan besar yang dilengkapi dengan proyektor.
Ruang rapat dilengkapi dengan alat kolaborasi
Ruang rapat fungsional harus dilengkapi dengan alat yang memudahkan kolaborasi. Alat-alat itu bisa berteknologi rendah, seperti spidol dan papan tulis untuk menguraikan, atau berteknologi tinggi, seperti perangkat lunak hingga konferensi video ke dalam ruangan atau teknologi yang membuatnya lebih mudah untuk memesan ruangan.
Dengan meningkatnya tim terdistribusi yang tersebar di banyak lokasi, kemampuan untuk video conference ke dalam rapat semakin penting. Itulah sebabnya banyak ruang konferensi saat ini dilengkapi dengan layar dan teknologi konferensi video yang tersedia.
Untuk sesi curah pendapat, papan tulis bisa cukup bagi tim Anda untuk menuliskan catatan dan berdiskusi. Ruang rapat dapat menggunakan papan tulis terpasang di dinding, dengan disediakan tempat untuk alat tulis.
Sesi ideasi atau presentasi dapat berlangsung dalam ruang kecil yang lebih akrab atau ruang yang besar. Untuk mengakomodasi kelompok yang lebih besar, ruangan yang menghadap papan tulis dengan meja besar, atau beberapa meja yang disusun bergaya ruang kelas, akan sangat kondusif untuk kebutuhan kegiatan ini.
Ruang rapat tanpa meja
Tidak semua aktivitas kolaborasi membutuhkan meja. Terkadang, ruang yang tenang untuk mengobrol santai dan pribadi adalah tempat terjadinya kerja tim. Sebagai manfaat tambahan, ruang yang nyaman, seperti lounge karyawan, dapat mencerminkan budaya perusahaan untuk menunjukkan kepada karyawan Anda betapa Anda menghargai mereka.
Ruang rapat jenis ini dapat memiliki beberapa kursi rendah yang saling berhadapan di ruang yang dilapisi oleh finishing yang ‘hangat’. Ruang jenis ini juga dapat dibuat suasana yang menciptakan kesan berada di perpustakaan atau ruang tamu yang ramah, dengan menambahkan rak buku dari lantai hingga plafond atau sofa panjang yang mewah dan kursi rendah. Karya seni lukis yang besar berwarna-warni pada dinding dan plafond yang berwarna juga dapat mencerahkan ruang, sementara permainan bidang transparan juga dapat membuat ruangan terasa lebih santai.
Sebagai contoh pengaturan yang lain dari jenis ruang rapat ini juga dapat terdiri dari beberapa sofa di mana tim Anda dapat duduk dan berdiskusi secara formal atau informal. Ruang ini juga bisa dipisahkan dari luar bukan oleh dinding kaca dan pintu tetapi oleh bahan yang lebih ringan yang membuat ruang terasa nyaman dan akrab sambil menawarkan tingkat privasi tertentu.
Nokia 3201 Building – Cyress Waters (Dallas, TX)
Sama halnya dengan tidak semua ruang rapat membutuhkan meja, maka tidak semua ruang rapat perlu ditutup dengan dinding kaca. Ruang rapat juga dapat berada di dalam dinding masif dengan finishing yang lebih modern dan ‘dingin’.
Ketika kolaborasi berlangsung dalam berbagai bentuk, ruang yang mengakomodasinya juga harus beragam. Memiliki bermacam pilihan memberi karyawan Anda fleksibilitas untuk memilih apa pun yang cocok untuk mereka. Ini telah terbukti mengarah pada pekerja yang lebih bahagia dan lebih terlibat. Dan ketika tingkat kenyamanan dan produktivitas mereka meningkat, begitu juga bisnis Anda.
