Tata ruang kantor terbuka pada interior kantor telah memiliki ulasan beragam di masa lampau karena banyak penelitian menunjukkan hal tersebut bisa buruk bagi kesehatan dan produktivitas kita.
Terlepas dari aspek negatifnya, sebagian besar karyawan bekerja di lingkungan kantor tata ruang terbuka sehingga jenis kantor ini sangat umum bagi banyak pekerja.
Di bawah ini, kami melihat pro dan kontra dari tata ruang kantor terbuka dan bagaimana – dengan desain yang tepat – mereka bisa menjadi tempat yang sehat, produktif dan menyenangkan untuk bekerja.
Tata ruang kantor terbuka adalah ruang kerja yang memiliki sedikit sekat dan minim ruang tertutup, seperti kantor individual. Karyawan berbagi ruang yang sama untuk bekerja, yang dapat mencakup meja, ruang rapat, dan area untuk bersosialisasi.
Pro
Kolaborasi
Lingkungan kerja di tata ruang kantor terbuka dapat menciptakan peluang untuk kolaborasi – dari pemecahan masalah hingga berbagi ide kreatif – yang sebenarnya dapat membantu produktivitas dan keterlibatan. Diskusi dan berbagi ide dapat mengurangi kebutuhan akan rapat formal yang memakan waktu lebih lama.
Apa yang harus dilakukan:
- Demi kelancaran kolaborasi, memposisikan karyawan yang saling mendukung dalam jarak dekat. Misalnya, tim teknis dapat bekerja bersama kreatif atau tim penjualan dapat bekerja di samping departemen pemasaran.
- Buat ruang kerja yang berbeda dengan berbagai ukuran untuk kolaborasi agar benar-benar berkembang. Ini termasuk ruang pribadi untuk satu atau dua orang. Seringkali selama sesi ide, tim akan bertemu secara massal, kemudian memecah menjadi kelompok yang lebih kecil, atau secara individual, untuk mengembangkan ide.
Komunikasi
Menghapus penghalang fisik di kantor berarti karyawan dapat berbicara secara terbuka satu sama lain, tanpa perlu panggilan telepon, email, atau rapat formal.
Tata ruang kantor terbuka sering berarti bahwa karyawan dari semua tingkatan bekerja bersama satu sama lain, ini dapat membuat manajer atau supervisor lebih mudah didekati dan membuat mereka dapat cepat tanggap dengan apa yang terjadi di perusahaan mereka.
Apa yang harus dilakukan:
- Fokus pada menciptakan ruang fleksibel yang mendorong tim untuk berinteraksi dan berkomunikasi. Perlu diingat bahwa beberapa tim tidak perlu berkomunikasi dengan mudah seperti yang lain dan mungkin mendapat manfaat lebih dari bekerja di ruang yang lebih tenang.
- Tata ruang kantor terbuka yang dirancang dengan baik akan mendorong karyawan untuk bergerak lebih banyak dan berbicara dengan orang-orang secara langsung daripada mengandalkan email internal dan panggilan telepon. Satu studi mengungkapkan bahwa menerapkan kantor berkonsep terbuka berarti jumlah email yang dikirim turun lebih dari 50%, sementara pengambilan keputusan dipercepat sebesar 25%.
Fleksibilitas dan perkembangan masa akan datang
Desain tata ruang kantor terbuka jauh lebih gesit (agile) daripada kantor dengan kamar pribadi atau partisi tetap. Oleh karena itu ruang terbuka dapat disesuaikan untuk tumbuh dengan bisnis Anda karena kebutuhan perusahaan berubah.
Desain yang berhasil menyediakan berbagai ruang bagi karyawan untuk bekerja sehingga mereka memiliki pengaturan yang paling tepat untuk kebutuhan masing-masing.
Apa yang harus dilakukan:
- Menyediakan berbagai ruang dan peralatan untuk digunakan karyawan. Ini dapat mencakup furniture modular yang dapat dikonfigurasi ulang dengan mudah, akses ke teknologi yang tepat untuk memungkinkan pengaturan yang mudah dan bilik pribadi untuk panggilan telepon atau pekerjaan yang perlu fokus.
- Izinkan karyawan untuk memilih tempat mereka bekerja – ini benar-benar dapat meningkatkan kepuasan ruang kerja mereka secara keseluruhan.
Kontra
Produktivitas
Fokus pekerjaan yang teralihkan dan terganggu adalah kelemahan utama tata ruang kantor terbuka. Menurut satu penelitian, karyawan yang bekerja di kantor berkonsep terbuka kehilangan 86 menit sehari untuk gangguan. Bahkan gangguan singkat dapat menyebabkan karyawan membuat kesalahan.
Dengan desain yang tepat, tata ruang kantor terbuka sebenarnya dapat membantu produktivitas dengan menyediakan berbagai ruang kerja agar sesuai dengan persyaratan kerja yang berbeda untuk karyawan individu.
Apa yang harus dilakukan:
- Beri karyawan pilihan untuk tempat kerja mereka – beberapa orang dapat berkembang di tempat kerja yang sibuk dan bising, sementara yang lain mungkin menemukan bekerja di ruang yang lebih kecil dan lebih tenang lebih produktif.
- Sertakan ruang bagi karyawan untuk bersantai dan bekerja jauh dari meja standar yang disiapkan. Satu dari lima pekerja kantor setuju bahwa kantor yang memiliki area di mana mereka dapat bersantai akan meningkatkan produktivitas mereka.
- Pastikan setiap ruang kerja siap secara teknologi sehingga karyawan dapat bekerja dengan mulus di mana saja di kantor.
Privasi
Kurangnya privasi adalah masalah di tata ruang kantor terbuka dan dapat jadi mahal – rata-rata pekerja kantor kehilangan 28% dari waktu produktif mereka untuk gangguan. Untungnya, tata ruang kantor terbuka kontemporer memperhitungkan hal ini. Manajer telah menyadari bahwa bekerja dalam isolasi kadang-kadang diperlukan untuk memberi karyawan ruang untuk berkonsentrasi dan sepenuhnya membenamkan diri dalam tugas.
Privasi memberi karyawan ruang untuk bekerja atau hanya berada jauh dari kebisingan dan gangguan.
Apa yang harus dilakukan:
- Buat peraturan mengenai kebisingan untuk karyawan yang mencakup apa yang boleh dan tidak dapat diterima dalam hal gangguan. Ini dapat mencakup karyawan yang perlu menggunakan headphone saat mendengarkan video atau musik di seluruh kantor hanya diputar pada waktu-waktu tertentu.
- Beri karyawan ruang untuk melakukan panggilan telepon pribadi atau sensitif atau mengadakan rapat rahasia dengan anggota tim lainnya.
- Rancang ruang kerja pribadi di dalam tata ruang kantor terbuka agar orang dapat bekerja secara individual, dengan membuat ruang tenang yang ditunjuk dalam bentuk stan atau Pod yang kedap suara.
Kesehatan
Menurut penelitian, 90% karyawan yang bekerja di tata ruang kantor terbuka mengalami “tingkat stres, konflik (dan) tekanan darah tinggi yang tinggi”. Kantor terbuka juga telah dikutip sebagai alasan peningkatan jumlah hari sakit karyawan, dengan karyawan di jenis kantor terbuka memiliki 62% lebih hari sakit, hal ini disebabkan karena sejumlah besar karyawan bekerja sama dalam jarak dekat.
Kebisingan di tata ruang kantor terbuka dapat menyebabkan tingkat stres naik, dengan satu studi menunjukkan bahwa bekerja di kantor yang bising dapat meningkatkan tingkat adrenalin.
Apa yang harus dilakukan:
- Mengizinkan karyawan untuk mengenakan headphone peredam kebisingan.
- Buat ‘zona tenang’ di dalam kantor di mana area dapat dipotong untuk individu untuk bekerja jauh dari kolega, telepon, dan gangguan audio lainnya.
- Integrasikan fitur yang membantu ketenangan seperti pencahayaan, biowalls, atau fitur air yang sesuai.
