Jenis Ruang Kerja dalam Interior Kantor

Sudah menjadi kesepakatan umum bahwa karyawan adalah sumber daya perusahaan yang paling berharga. Dengan demikian, langkah-langkah harus dilakukan untuk membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja. Dengan meningkatnya biaya sewa real estat dan ruang kantor di Indonesia, sudah tidak berlaku di mana karyawan diberikan area / ruang kerja atau meja / kubikal khusus terlepas dari sifat pekerjaan mereka. Karyawan yang memiliki mobilitas tinggi (mobile), seperti orang pada bagian penjualan diharapkan sebagian besar waktunya dihabiskan untuk berada di luar kantor. Memiliki area kerja khusus untuk karyawan ini akan mengurangi efisiensi penggunaan ruang kantor. Ketika merencanakan kantor, berbagai jenis ruang kerja harus dipikirkan dengan baik untuk meminimalkan terjadinya area kantor dengan pemanfaatan yang kuran maksimal sambil secara efektif memungkinkan karyawan dengan sifat pekerjaan yang berbeda untuk berkolaborasi secara efisien.

Secara umum, sifat pekerjaan karyawan dapat dikategorikan menjadi 2 yaitu karyawan yang stasioner atau sebagian besar waktumya dihabiskan di meja; dan karyawan yang memiliki mobilitas tinggi. Karyawan yang sebagian besar waktumya dihabiskan di meja akan memerlukan area kerja khusus, sementara karyawan yang mobile akan memerlukan ruang kerja yang dapat mereka gunakan pada saat diperlukan. Berikut ini adalah berbagai tipe ruang kerja yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan atau mendesain interior kantor Anda.

Area ‘Touch Down’

Saat ini di dunia yang saling terhubung, cara orang bekerja telah berubah. Kita dapat bekerja kapan saja dan di mana saja, dan komunikasi mengenai pekerjaan terjadi bahkan ketika mereka sedang bepergian. Oleh karena itu, ada kebutuhan yang berkembang bagi organisasi untuk menyediakan area touch down bagi karyawan mereka. Area touch down adalah ruang kerja umum yang bisa digunakan oleh semua orang, dan digunakan berdasarkan “first-come, first-served”. Umumnya ada dua kategori area touch down, satu yang digunakan secara touch & go dan yang lain di mana beberapa karyawan berbagi satu area kerja selama shift kerja yang berbeda. Yang terakhir ini juga biasa disebut sebagai area hot desking.

Area touch down secara touch & go diperuntukkan bagi karyawan terus-menerus bekerja di luar kantor atau dalam perjalanan, seperti karyawan bagian penjualan atau konsultan lapangan; mereka sebenarnya tidak membutuhkan meja kerja yang khusus karena sebagian besar waktu mereka dihabiskan di luar kantor. Kebanyakan mereka hanya perlu ruang untuk membaca dan mengirim beberapa email secara singkat atau bekerja untuk persiapan sebelum keluar untuk janji bertemu klien.  Area-area ini umumnya hanya membutuhkan dekorasi minimal, karena setiap individu hanya perlu menggunakan ruang untuk waktu yang singkat.

Konsep hot desking umumnya digunakan di call center atau perusahaan asuransi atau agen properti, di mana jumlah total karyawan yang bekerja dalam shift yang berbeda melebihi jumlah meja yang tersedia. Seperti namanya, karyawan tidak memiliki stasiun kerja yang khusus yang diperuntukkan bagi mereka. Mereka diharapkan untuk menggunakan meja apa pun yang tersedia ketika mereka hadir di kantor. Panel partisi disarankan untuk ditambahkan untuk membantu penyerapan suara. Ketinggian panel yang berbeda dapat digunakan tergantung dari sifat pekerjaan karyawan yang memanfaatkan area tersebut.

Berikut adalah panduan singkat untuk referensi Anda untuk membantu membuat area touch down untuk kantor Anda hari ini.

Ruangan Tenang (Quiet Room)

Jumlah kantor terbuka yang bertambah dan fokus pada pekerjaan kolaboratif dapat menciptakan banyak peluang untuk gangguan di tempat kerja, baik itu bercanda ala kantor atau komunikasi terkait pekerjaan dari satu karyawan ke karyawan lain.  Dengan gangguan ini, banyak masukan dari orang-orang yang mengatakan bahwa mereka merasa sulit untuk berkonsentrasi di meja kerja mereka. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memberikan keseimbangan antara ruang kerja terbuka dan pribadi yang paling baik akan mendukung produktivitas di tempat kerja.

Setiap karyawan bekerja secara berbeda, tergantung pada ruang lingkup pekerjaan mereka dan proyek dan tugas yang dihadapi. Di sinilah “Quiet Rooms” memberikan solusi sempurna untuk memungkinkan karyawan yang bekerja di kantor terbuka untuk bekerja bebas dari gangguan ketika mereka perlu fokus pada tugas atau proyek penting. Quiet Room hanyalah istilah umum yang digunakan dalam artikel ini untuk menggambarkan ruang pribadi kecil yang memungkinkan karyawan untuk bekerja ketika kebutuhan muncul bagi mereka untuk menjadi lebih produktif daripada ketika bekerja di ruang terbuka atau tim.

Ruangan yang sunyi / tenang ini juga dapat melayani beberapa fungsi seperti melakukan pertemuan skala kecil atau memungkinkan karyawan untuk melakukan telepon rahasia. Secara umum, tidak ada aturan yang jelas tentang bagaimana kamar-kamar yang tenang ini harus dihiasi, tetapi pertimbangan utama harus menjadi penyediaan pasokan listrik dan perlindungan akustik di ruang-ruang ini. Panduan di bawah ini juga menyarankan berbagai kegiatan dan barang-barang furnitur yang dapat dimasukkan ke dalam kamar-kamar yang tenang ini.

Area Kolaboratif

Area kolaboratif, yang juga dikenal sebagai area breakout, yang lebih informal dan mendorong jenis interaksi yang berbeda dibandingkan dengan ruang rapat. Kita harus menyadari bahwa kolaborasi antara tim dan departemen yang berbeda sering terjadi. Oleh karena itu, area yang kondusif untuk memfasilitasi kolaborasi tersebut harus disediakan.

Area kolaboratif adalah ruang kerja di kantor yang memungkinkan karyawan berinteraksi di luar area kerja mereka yang biasa. Dengan pengaturan yang tepat, area ini memperkuat kerjasama tim untuk berbagi informasi dan ide.

Area kolaboratif tidak perlu sangat terstruktur. Area ini dapat terbentuk dari berbagai tata letak dan ukuran menyesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda. Yang paling penting, area kolaboratif harus memungkinkan bermacam-macam area informal untuk memungkinkan orang memilih di mana dan bagaimana mereka berinteraksi. Menciptakan suasana yang lebih santai dan informal juga dianjurkan untuk merangsang kreativitas.  Aksesori seperti whiteboard yang bisa dipindah-pindah atau papan tulis / gambar untuk menangkap pikiran dan ide selama sesi brainstorming atau diskusi harus disediakan. Sofa dengan sandaran tinggi dan bahan akustik juga dapat dimasukkan untuk memberikan lebih banyak privasi di area terbuka, karena membantu dalam penyerapan suara.

Ikuti panduan referensi sederhana di bawah ini untuk membuat area kolaboratif yang lebih baik bagi orang-orang Anda saat ini.

Ruang Rapat

Memiliki ruang pertemuan yang dirancang dengan baik sangat penting untuk melakukan pertemuan bisnis yang efektif. Kami percaya bahwa ruang rapat adalah tempat di mana beberapa keputusan paling penting dibuat, oleh karena itu penting untuk memastikan bahwa semua keperluan tersedia ketika merencanakan atau merancang ulang ruang rapat Anda.

Kita semua tahu bahwa ruang rapat perlu diisolasi dari kebisingan, sehingga memastikan bahwa percakapan rahasia disimpan di dalam ruangan. Namun, orang biasanya berasumsi bahwa percakapan mereka tidak akan terdengar begitu pintu ruangan yang ditempati oleh mereka ditutup.  Namun, jika tindakan yang diambil tidak cukup untuk meningkatkan privasi akustik ruangan; suara dapat bocor melalui pintu, dinding dan bahkan melalui langit-langit, yang mana tidak sesuai dengan tujuan memiliki ruangan tertutup.

Jadi bagaimana kita meningkatkan privasi suara ruang pertemuan? Berbagai metode dapat digunakan untuk meminimalkan kemungkinan suara bocor :  

1. Panel akustik dengan kemampuan penyerapan suara dapat dipasang ke dinding dan langit-langit
2. Karpet dapat dipasang di lantai ruang rapat untuk membantu menyerap suara
3. Kursi kain dapat digunakan di ruang rapat karena kain dapat membantu menyerap suara

Selain itu, umum bagi orang untuk membawa laptop mereka ke ruang rapat, dan akan mengharuskan mereka untuk mengisi baterai jika habis selama rapat yang lama. Oleh karena itu, perlu disiapkan stop kontak listrik yang cukup di meja rapat dan menjadi pertimbangan penting saat merencanakan ruang rapat. Meskipun demikian, perlu diperhatikan pengaturan kabel yang efektif akan membantu mengurangi ketidak rapihan kabel di meja rapat, yang juga mencerminkan citra yang lebih profesional dan lebih aman bagi karyawan.

Panduan referensi sederhana di bawah ini juga menunjukkan item dan aksesoris furnitur utama yang umumnya ditemukan di ruang rapat.

Ruang Kerja Bersama / Tim

Dengan meningkatnya biaya sewa ruang kantor, perusahaan biasanya ingin memastikan bahwa ruang mereka dimanfaatkan dengan baik. Hal ini menjelaskan kenapa ruang kerja terbuka begitu populer saat ini. Ruang kerja terbuka ini juga umumnya disebut sebagai kantor terbuka atau kantor konsep terbuka.

Kantor terbuka mengurangi luas yang diperlukan sehingga mengurangi biaya sewa karena lebih banyak karyawan dapat ditempatkan di barisan bangku kerja, dibandingkan dengan menyediakan setiap karyawan dengan kubikal individu. Memiliki ruang kerja terbuka juga memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk menambahkan lebih banyak meja kerja ke konfigurasi yang ada ketika perusahaan berkembang. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan sifat pekerjaan karyawan ketika merencanakan ruang kerja, karena tidak setiap peran pekerjaan cocok untuk dilakukan di ruang kerja terbuka.

Secara umum, kami menyebut ruang kerja terbuka yang diperuntukkan untuk karyawan yang stasioner yang ruang lingkup pekerjaannya memerlukan interaksi rutin dalam tim mereka sebagai “ruang tim”. Saat merencanakan ruang tim, kami menyarankan agar panel ditambahkan untuk workstation yang saling berhadapan. Hal ini untuk memberikan privasi bagi karyawan sekaligus memberikan beberapa bentuk perlindungan akustik dengan menyerap beberapa suara dari panggilan telepon atau obrolan antar karyawan. Memiliki panel ini pada ketinggian 1,10 meter hingga 1,20 meter memberikan keseimbangan antara privasi pribadi dan kolaborasi di antara anggota tim. Panel pembagi yang dapat dicopot-pasang juga dapat ditambahkan di antara kursi untuk privasi tambahan. Panel ini dapat disingkirkan selama diskusi berlangsung.

Ketika merencanakan ruang tim, pengaturan kabel juga harus dipertimbangkan dengan cermat karena ini mempengaruhi pekerjaan mekanikal dan elektrikal (M&E) yang akan disediakan. Kabel dari stop kontak listrik dan titik jaringan dapat dikelola dan disembunyikan menggunakan riser kabel. Karena meja akan terlihat berantakan dan penuh di ruang kerja terbuka, penyimpanan seperti tempat handphone disarankan untuk disediakan bagi karyawan untuk dapat menyimpan dokumen dan barang-barang pribadi mereka.

Lihat di bawah ini untuk panduan sederhana yang meringkas penunjuk untuk dipertimbangkan saat merencanakan ruang tim.

Ruang Kerja Individual / Pribadi

Ruang kerja individual / pribadi dalam artikel ini mengacu pada kubikal atau meja yang memungkinkan ruang kerja individu untuk setiap karyawan. Seperti namanya, ruang pribadi memberi karyawan privasi mereka sendiri untuk memfasilitasi pekerjaan karyawan yang ruang lingkup pekerjaannya membutuhkan tingkat privasi tertentu. Contoh pekerjaan tersebut adalah pekerjaan sumber daya manusia atau departemen keuangan dalam sebuah organisasi. Bilik pribadi juga menawarkan lingkungan yang tenang bagi karyawan untuk fokus pada pekerjaan mereka tanpa gangguan kebisingan.

Panel disarankan untuk digunakan untuk memisahkan ruang kantor pribadi karena memberikan privasi akustik dan visual. Ketinggian panel dapat antara 1,10 meter hingga 1,80 meter, tergantung pada tingkat privasi yang diperlukan. Tinggi panel 1,10 meter atau 1,20 meter mencapai tingkat mata pengguna saat duduk, dan tinggi panel 1,80 meter memungkinkan privasi penuh. Penggunaan panel juga memungkinkan kabel yang disediakan untuk listrik dan soket jaringan tersembunyi, karena kabel dapat disembunyikan di dalam panel.

Ikuti panduan referensi sederhana ini untuk membuat ruang kerja pribadi.

Ruang kerja yang tepat untuk bisnis Anda

Setelah mengetahui macam-macam ruang kerja dalam interior kantor, kini saatnya menerapkan pengetahuan tersebut ke dalam kantor Anda. Apakah kantor Anda sudah memiliki ruang kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Apakah ruang kerja yang ada sudah memenuhi kriteria dan persyaratan agar tim Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien?

Di RUPACITA, kami dapat membantu Anda mewujudkan desain interior kantor dan ruang kerja yang bermanfaat secara optimal untuk proses kerja dan orang-orang yang terlibat dalam perusahaan Anda. Cari tahu lebih lanjut tentang layanan konsultasi desain interior kantor dan hubungi kami untuk mendiskusikan kebutuhan Anda dengan tim kami.