Tempat kerja mempengaruhi karyawan secara terus menerus. Hal ini dibuktikan dengan hasil penelitian yang menunjukkan 24% kepuasan kerja orang ditentukan oleh tempat kerja. Oleh karena itu, memberikan kondisi yang nyaman bagi karyawan untuk menjalankan tugas sehari-hari tampaknya sangat penting. Mari kita mulai dengan mencocokkan jenis kantor dengan kebutuhan organisasi tertentu. Berikut kami berikan analisa mengenai jenis kantor dengan menyajikan kelebihan dan kekurangan dari berbagai pengaturan ruang.
Apakah kantor sel / berpetak terdiri dari ruangan-ruangan yang gelap? Apakah tata ruang terbuka adalah aula berisik yang dilengkapi dengan meja yang jumlahnya banyak dan disusun berbaris? Apakah kantor yang fleksibel tidak memiliki stasiun kerja untuk semua karyawan? Apakah Tempat Kerja Berbasis Aktivitas baik untuk semua orang? Belum tentu!
4 tipe kantor
Karena pengaturan ruang yang berbeda, masing-masing dari empat jenis kantor menciptakan lingkungan kerja yang mendukung gaya kerja yang berbeda. Tata letak kantor Anda menentukan budaya perusahaan Anda. Hal ini juga menentukan output Anda dan karyawan Anda. Ada banyak jenis tata letak kantor yang bisa Anda pilih. Berikut ini adalah tipe-tipe kantor tersebut:
Kantor Sel / berpetak
Kantor sel / berpetak terdiri dari ruangan-ruangan bersama dan tertutup yang dirancang untuk kantor kerja dan manajerial yang terletak di sepanjang koridor. Pengaturan ini biasanya menawarkan sejumlah besar tempat penyimpanan (lemari atau rak terbuka). Secara definisi, kantor sel / berpetak dilengkapi dengan beberapa ruangan besar yang didedikasikan untuk pertemuan formal dan zona sosial (kantin).
- + memfasilitasi proses konsentrasi
- + memastikan kerahasiaan dan privasi
- + menawarkan ruang untuk menyelenggarakan pertemuan formal dan resmi
- + memungkinkan untuk mempersonalisasi ruang kantor
- – mengisolasi tim satu sama lain
- – menghambat komunikasi bebas dan pertukaran informasi / pengetahuan
- – tidak memiliki kemungkinan untuk berbagi perangkat kantor – setiap kamar biasanya dilengkapi dengan printer sendiri, mesin faks, dll.
- – menyulitkan pengelolaan tim dan memantau pekerjaan mereka
Tata Ruang Terbuka
Tata ruang terbuka didasarkan pada konsep ruang besar yang dilengkapi dengan barisan meja. Ada lebih sedikit tempat penyimpanan dibandingkan dengan kantor sel / berpetak. Biasanya ada ruang pertemuan dengan dinding mobile yang bisa cepat diatur ulang. Dalam pengaturan ini, kami sarankan untuk menerapkan setidaknya beberapa tempat yang dirancang untuk mengadakan pertemuan spontan (kursi yang empuk) – ruang-ruang ini memungkinkan karyawan untuk membahas masalah yang terjadi tanpa perlu memesan ruangan, dan ruang-ruang tersebut juga membantu memecah barisan meja.\
- + aliran informasi dan pengetahuan yang efisien
- + kemungkinan untuk mengadakan konsultasi cepat antara karyawan
- + tidak ada masalah memberikan umpan balik
- + ruang dan perangkat kantor dibagikan oleh karyawan dari tim yang berbeda = integrasi yang lebih besar
- + kemungkinan untuk mengatur ulang ruang kantor dan menyesuaikannya dengan pengembangan perusahaan
- – kebisingan tingkat tinggi
- – kurangnya kondisi yang nyaman untuk melakukan pekerjaan yang tenang dan terkonsentrasi
- – kurangnya privasi dan kerahasiaan kerja atau dokumen
- – kurangnya kondisi yang nyaman untuk mengadakan percakapan telepon
Kantor Zona
Kantor zona dirancang untuk memberi karyawan akses ke zona yang berbeda yang mendukung mereka dalam melakukan tugas-tugas tertentu. Tergantung pada kebutuhan dan gaya kerja organisasi, kantor dirancang dengan berbagai ruang yang berbeda. Misalnya, jika kerja sama adalah aspek penting dalam perusahaan tertentu, maka zona pertemuan akan dominan dalam pengaturan ruangnya. Meja ditempatkan di ruang terbuka, seringkali dengan beberapa dinding partisi yang meningkatkan kenyamanan kerja. Jenis kantor ini ditandai dengan sejumlah besar ruang pertemuan dengan ukuran yang berbeda dan beragam area yang dirancang untuk mengadakan pertemuan spontan. Untuk memastikan karyawan melakukan tugas tertentu secara efektif, pengaturan kantor harus menyertakan bilik telepon dan ruang satu orang untuk pekerjaan yang tidak terganggu.
- + akses ke zona yang mendukung karyawan dalam melakukan tugas-tugas tertentu – kondisi yang nyaman untuk mengadakan rapat dan percakapan telepon, serta bekerja di tempat yang tenang
- + aliran informasi dan pengetahuan yang efisien
- + konsultasi cepat antara karyawan di dalam kantor, yang tidak mengganggu kolega lain
- + tingkat kebisingan yang lebih rendah daripada di ruang terbuka
- – kurangnya privasi dan sedikit kerahasiaan kerja atau dokumen
Tempat Kerja Berbasis Aktivitas
Tempat Kerja Berbasis Aktivitas adalah solusi yang memastikan akses ke zona yang berbeda memfasilitasi tiga kegiatan dasar yang dilakukan oleh karyawan kantoran: administrasi, konsentrasi, dan komunikasi. Pengaturan jenis kantor ini mencakup sejumlah besar ruang pertemuan dengan ukuran yang berbeda, tempat untuk pertemuan spontan, bilik telepon, zona untuk pekerjaan yang tidak terganggu (ruang baca, ruang sunyi) dan auditorium.
Dalam hal departemen yang mobile di lingkungan kerja ini, kita juga dapat mengamati konsep berbagi meja, yang berarti bahwa karyawan tidak memiliki meja yang ditetapkan; ada lebih sedikit meja daripada karyawan.
- + kemungkinan untuk memilih tempat kerja agar sesuai dengan aktivitas yang sedang dilakukan
- + gaya kerja yang fleksibel
- + memfasilitasi komunikasi antara karyawan
- + akses ke zona yang mendukung kinerja kerja
- + kemungkinan untuk mengubah lingkungan dan bekerja di dekat orang yang berbeda
- + pertukaran pengetahuan dan integrasi yang lebih besar dengan kolega
- – kurangnya meja yang dikhususkan untuk karyawan tertentu
- – tidak ada kemungkinan untuk mempersonalisasi stasiun kerja
- – kewajiban untuk bekerja di zona yang dirancang untuk melakukan jenis tugas tertentu
- – prinsip merapikan meja setelah menyelesaikan pekerjaan dan menyimpan barang-barang pribadi di loker
Berapa biayanya?
Saat ini, ketika setiap meter persegi berharga, ada baiknya mempertimbangkan aspek ekonomi serta elemen pendukung pekerjaan ketika memilih jenis kantor. Karena pengaturan ruang mereka yang unik, masing-masing jenis kantor yang disajikan menempati area yang berbeda dan dapat mencakup berbagai jumlah meja.
Tabel dibawah ini menunjukkan perbandingan antara jumlah karyawan dan jumlah meja di masing-masing dari empat jenis kantor di area seluas 913 m2.
| Kantor Sel / berpetak | Tata Ruang Terbuka | Kantor Zonal | Tempat Kerja Berbasis Aktivitas | |
| Jumlah Karyawan | 65 | 95 | 91 | 104 |
| Jumlah Meja | 65 | 95 | 91 | 77 |
Seperti yang ditunjukkan oleh tabel diatas, kantor sel / berpetak dapat mengakomodasi jumlah karyawan yang jauh lebih kecil daripada ruang terbuka, karena pengaturan ruang tertutupnya. Namun, mempertimbangkan aspek yang sama, perbedaan antara ruang terbuka dan kantor zonal tidak begitu signifikan. Ketika memilih kantor zonal, perusahaan “kehilangan” tempat hanya untuk empat karyawan, sambil mendapatkan akses ke berbagai zona yang mendukung karyawan dalam menjalankan tugas sehari-hari mereka. Perbedaan kualitatif sangat signifikan bagi karyawan.
Tempat Kerja Berbasis Aktivitas adalah jenis kantor yang paling efisien dalam hal ruang kerja yang ditawarkannya. Namun, sebelum menerapkan solusi ini, ada baiknya merencanakan kampanye / sosialisasi informasi internal dan proses manajemen perubahan untuk memfasilitasi implementasi perubahan dalam suatu organisasi. Para ahli kami memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang ini dan melakukan proses ini dengan sukses.
Teknologi baru dan fleksibilitas kerja memungkinkan kami untuk mengatur kantor dengan cara yang menarik dan fungsional. Namun, bukan tugas yang mudah untuk menciptakan ruang yang tidak hanya modern, tetapi juga disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tertentu. Tidak ada jenis kantor yang lebih baik atau lebih buruk; semuanya tergantung pada karakter perusahaan, proses bisnisnya, dan kebutuhan karyawannya. Kami selalu ingin proyek kami mencapai target mereka; oleh karena itu, kami ingin memberi tahu klien kami tentang solusi yang akan paling bermanfaat bagi mereka. Ketika diperlukan, kami juga melakukan penelitian dan analisis mengenai, misalnya, tingkat hunian meja, efisiensi ruang pertemuan, profil aktivitas tim tertentu, atau hubungan antar departemen. Kantor adalah investasi yang harus dipikirkan dengan baik.
