Saat ini, banyak organisasi yang mengalami kesulitan yang disebabkan pandemi COVID-19 baru-baru ini – mencoba beradaptasi untuk menjalankan bisnis dari rumah, sambil bertanya-tanya apa efek jangka panjang dari situasi ini. Banyak organisasi beradaptasi dengan baik untuk bekerja dari rumah, dan mungkin memperdebatkan apakah kantor mereka sama pentingnya dengan yang pernah mereka bayangkan, sementara itu ada juga organisasi yang kesulitan mengadaptasi kondisi ini.
Namun situasi saat ini bagi sebagian orang, membuka kemungkinan bagi banyak pemilik bisnis untuk menjadikan bekerja jarak jauh (remote) ke dalam praktik perkantoran mereka saat ini – karena manfaat penghematan biaya untuk melakukannya menjadi lebih jelas. Pada akhirnya, apa yang dapat kita pelajari dari peristiwa baru-baru ini adalah bahwa tidak semata-mata bekerja dari rumah atau di kantor konvensional adalah cara terbaik untuk bekerja, tetapi dengan mengadopsi pendekatan yang lebih agile (gesit) ke tempat kerja dan budaya kantor Anda, Anda dapat mengurangi biaya operasi kantor secara keseluruhan, sambil secara bersamaan menuai manfaat dari tenaga kerja yang lebih bahagia dan terpuaskan.
Apa itu agile working?
Agile bisa diterjemahkan secara sederhana sebagai gesit, lincah, tangkas, cekatan. Agile working sering dianggap sebagai “cara kerja baru”, memungkinkan orang untuk bekerja kapan, di mana dan bagaimana mereka suka untuk organisasi mereka, alih-alih membatasi mereka untuk pengaturan kerja yang lebih konvensional, jam 8 hingga jam 5. Namun, agile tidak terbatas pada tempat Anda memutuskan untuk bekerja – karena banyak yang sering berasumsi itu, dan pekerjaan yang agile tidak selalu hanya membiarkan karyawan Anda bekerja dari rumah, (ini lebih cocok disebut kerja fleksibel). Ide dari agile working berputar di sekitar gagasan bahwa pekerjaan adalah kegiatan, bukan tempat. Lebih banyak organisasi sekarang mempertimbangkan praktik kerja yang agile sebagai cara untuk menumbuhkan kebiasaan kerja yang lebih baik, dan memenuhi permintaan tenaga kerja yang berubah.
Namun, untuk benar-benar mendapat manfaat dari kantor yang agile, perusahaan harus mengubah pola pikir mereka, dan mengadopsi budaya baru yang memungkinkan karyawan untuk bekerja pada efisiensi maksimum.
Bagaimana agile working dapat mengurangi biaya operasional kantor?
Mengadopsi pendekatan agile dalam organisasi Anda dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Meskipun Anda mungkin sedang berlatih agile working saat ini karena keadaan yang sedang terjadi baru-baru ini, ada beberapa cara menggabungkan agile working ke kantor Anda begitu kantor Anda beroperasi kembali.
Setelah Anda menganut ruang kerja yang lebih agile, Anda akan melihat penghematan biaya langsung pada sejumlah hal penting kantor, seperti:
Biaya sewa dan ruang
Salah satu penghematan pertama yang akan Anda lihat jika Anda memiliki kantor yang agile adalah pada penyewaan ruang / properti itu sendiri. Karena pekerjaan yang agile mendorong karyawan untuk bekerja di mana mereka merasa berkinerja terbaik, mereka tidak diharuskan untuk datang ke kantor setiap hari, yang berarti bahwa lebih sedikit ruang diperlukan untuk mengakomodasi semua orang pada waktu tertentu. Ketika dilakukan secara efektif, kerja agile bahkan dapat secara signifikan mengurangi jumlah ruang yang dibutuhkan kantor Anda, membuat kantor Anda lebih efisien dan hemat biaya.
Utilitas
Karena lebih sedikit ruang diperlukan karena lebih sedikit orang di kantor setiap hari, ada kebutuhan yang berkurang untuk utilitas seperti listrik, ventilasi dan AC. Di kantor agile yang cerdas, Anda dapat mengintegrasikan teknologi untuk menghemat uang pada utilitas, dengan memiliki sensor untuk sistem pencahayaan, ventilasi dan AC yang mengurangi penggunaan sepanjang waktu.
Furniture
Karena kantor agile dirancang dengan pemikiran bekerja secara fleksibel, kantor membutuhkan lebih sedikit ruang untuk meja. Sebaliknya, perusahaan cenderung menerapkan hot-desking dan area yang ditujukan untuk kegiatan tertentu, serta memisahkan kantor dengan ruang rapat, ruang direktur, dan booth. Masing-masing elemen agile ini mendukung kolaborasi yang lebih baik dan membantu karyawan fokus lebih baik, karena mereka dapat bergerak bebas di kantor. Kantor semacam ini cenderung lebih hemat biaya dalam jangka panjang.
Perlengkapan
Keuntungan besar lain dari kerja agile adalah jumlah sumber daya yang dibutuhkan di kantor Anda berkurang secara signifikan, karena akan ada lebih sedikit orang yang perlu menggunakannya. Anda akan menghemat segala sesuatu mulai dari produk pembersih hingga kertas toilet, dan uang ini dapat dimanfaatkan dengan lebih baik di hal lain dalam bisnis Anda.
Haruskah saya mengadopsi agile working di kantor saya?
Seperti yang disebutkan sebelumnya, ada banyak penghematan biaya yang didapatkan ketika mengadopsi pendekatan agile untuk bekerja di kantor Anda. Namun, ada juga keuntungan lainnya dengan membuat kantor yang agile.
Kantor agile teruji ‘tahan banting’
Sebagian besar bisnis saat ini bekerja dari rumah, yang berarti bahwa ruang kantor itu sendiri cenderung lebih bernilai dan dihargai oleh karyawan begitu mereka akhirnya kembali. Mengadopsi lingkungan kerja yang lebih agile memastikan bahwa bisnis Anda tidak pernah terganggu sedemikian rupa lagi, karena karyawan Anda sudah akan merasa nyaman dengan bekerja dari jarak jauh, dan karenanya akan lebih siap dan efisien.
Kantor agile menaikkan produktivitas
Membiarkan orang bekerja di tempat terbaik mereka tidak hanya akan menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas, tetapi Anda akan melihat kehadiran dan produktivitas yang lebih tinggi dari karyawan yang merasa nyaman baik bekerja di kantor maupun dari rumah.
Berubah dari ruang kerja konvensional ke lingkungan yang agile melibatkan perubahan pola pikir dan budaya perusahaan, di mana pemilik bisnis harus bersedia mendengarkan, merespons, dan beradaptasi dengan karyawan mereka. Setelah Anda dapat melakukan ini, anda tidak hanya akan secara signifikan mengurangi biaya operasional kantor Anda, tetapi meningkatkan kolaborasi di seluruh tim Anda, memperkuat identitas perusahaan, dan meningkatkan kesehatan jangka panjang, kesejahteraan dan kebahagiaan karyawan Anda.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat memasukkan praktik agile ke tempat kerja Anda, hubungi tim kami disini.
